Nextcloud ist eine freie Software zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien, Terminen, Aufgaben, zum Chatten, Videokonferieren, Zusammenarbeiten und Vielem mehr. Nextcloud skaliert dabei von kleinen Teams bis vielen tausenden Nutzer*innen – und bereits auf recht einfachen Webhosting-Paketen können kleine Organisationen und Teams schon sehr gut zusammenarbeiten. Der eigene Nextcloud-Server kann dabei hervorragend mit weiteren Nextclouds, Ownclouds und anderen interagieren: Die Vernetzung über den eigenen „Serverrand“ ist also schon mitgedacht.

Meine Daten gehören mir! Der empowernde Ansatz von Nextcloud

Nextcloud und ihr Quasi-Vorfahre ownCloud sind aus dem Gedanken entstanden, dass Nutzer*innen die Herrschaft über ihre Daten behalten sollten. Bei großen kommerziellen Anbietern werden Daten in irgendeinem Datenzentrum gespeichert (und man hat keinen Einfluss darauf wo genau das ist). Bei Nextcloud ist das anders: Man entscheidet selbst, ob man »die Cloud« bei sich zu Hause installiert oder irgendwo anders.

Dateien in Nextcloud können auf vielfältige Art freigegeben und geteilt werden: persönlich, öffentlich, Cloud-übergreifend; mit und ohne Schreibberechtigung, Ablaufdatum, Schlagwörtern und Erklärnotizen. Im Bildschirmausschnitt ein paar der Möglichkeiten.

Teams arbeiten zusammen, aber nicht für immer

Teams sind nicht beständig – mal kommen neue Personen hinzu, mal steigen Akteure wieder aus. Was bedeutet das für die Zusammenarbeit auf Basis der Nextcloud? Wenn neue Personen hinzukommen, dann ist die Sache meist recht einfach: Man holt sie neu in Gruppen (systemzentral eingerichtete Gruppen) oder Kreise (von Personen gestartete Gruppen) hinzu oder teilt ganz individuell die relevanten Dateien. Problematisch ist jedoch, wenn Personen aus einem Team aussteigen. Hier herrscht unserer Erfahrung nach viel Unsicherheit über die Daten, die in der gemeinsamen Zeit entstanden sind.

Was passiert mit Dateien, wenn ein Nutzeraccount entfernt wird?

Nutzeraccounts in Nextcloud können entweder deaktiviert oder ganz gelöscht werden.

Wir haben nachgeforscht und stellen euch hier die verschiedenen Varianten vor. Grundsätzlich ist es so, dass Nutzeraccounts deaktiviert oder ganz gelöscht werden können. „Deaktiviert“ bedeutet, dass sich diese Person nicht mehr einloggen kann, die erstellten Dateien aber noch vorhanden sind – also auch für alle, mit denen etwas geteilt oder gemeinsam erstellt wurde.

Ob Daten für Teampartner*innen noch vorhanden sind, wenn ein Account komplett gelöscht wird, ist abhängig vom Speicherort.

1. Persönlich erstellte Dateien der Person: werden mit Nutzeraccount gelöscht.

2. Persönlich erstellte Dateien, die mit anderen Personen geteilt wurden: sind mit Löschung des Nutzeraccounts ebenfalls für die anderen Personen nicht mehr vorhanden.

3. Persönlich erstellte Dateien, mit anderen geteilt und von diesen bereits bearbeitet: Hier überwiegt ebenfalls, wer die Datei angelegt hat – und somit werden diese Dateien inkl. aller Bearbeitungen beim Löschen des Ursprungs-Nutzeraccounts ebenfalls gelöscht.

4. Persönlich erstellte Dateien, in einem Ordner gespeichert, der von jemandem Anderen erstellt und mit mir geteilt wurde: Hier überwiegt der Ursprung des Ordners – wenn von jemandem Anderen erstellt (und mit dem zu löschenden Account geteilt), dann bleiben die Dateien bestehen.

5. Persönlich erstellte Dateien, in einem Gruppenordner gespeichert: Auch ein Gruppenordner wurde von jemand Anderes erstellt (nämlich dem System) und daher bleiben hier erstellte Dateien unabhängig von den Personen, die die Dateien erstellt oder bearbeitet haben, bestehen.

Was also tun, wenn euch ein*e Kolleg*in verlässt?

Falls sich bei euch Fall 2 oder 3 als Problem andeutet, könnt ihr dem Verlust von Daten vorbeugen: Jemand, mit dem/der die Dateien geteilt wurden, kann sie herunterladen und dann neu (als eigene Dateien oder in einem Gruppenordner) wieder hochladen. Dieser Weg erscheint möglicherweise nicht als bequem, aber ist als kleiner Handel für den höheren Schutz der eigenen Daten durchaus zu verschmerzen.

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Wir haben diese Zusammenstellung mit der aktuellsten Nextcloud-Version 14.0.3 getestet. Wen ihr andere Erfahrungen in Nextcloud-Erweiterungen (die „Apps“) gemacht habt, kommentiert und ergänzt gerne!