Nextcloud erfolgreich einführen: Checklisten für eure Organisation

Für Eilige: Die Checklisten finden sich am Ende des Artikels zum Download.

Es ist also entschieden: Ihr wollt mit einer Nextcloud loslegen. Die grundlegende Installation wäre schnell gemacht, aber wie immer sind die Detailfragen am kniffligsten.

Neben einer guten technischen Vorbereitung sind es vor allem die organisatorischen Absprachen, die eure Cloud zu einem Erfolg machen. Im Internet finden sich zwar zahlreichen Anleitungen zur Installation, aber leider kaum Erläuterungen zu den organisatorischen Themen, die man im Leitungsteam besprechen muss. Und natürlich fragt man sich, ob eigentlich an alles gedacht wurde.

Aus diesem Grund haben wir ausführliche, kommentierte Checklisten zur Einführung von Nextcloud zusammengestellt. Sie richten sich insbesondere an Jugendverbände, Vereine oder Bürogemeinschaften und ist für Nutzerzahlen bis ungefähr 500 wiederkehrende Nutzer*innen geeignet.

Übersicht: Die Checklisten im Einzelnen

Die Checklisten sind in 7 Bereiche aufgeteilt, die ihr unten als PDF- oder ODT-Dokumente herunterladen könnt. Worum es ungefähr geht, könnt ihr der folgenden Übersicht entnehmen:

  1. Absprachen treffen
    Hier geht’s um Punkte, die noch vor der konkreten Umsetzung geklärt werden müssen. Sie sollten am besten mit eurem Team-Vorstand, Geschäftsführung oder sonstwie Verantwortlichen besprochen werden.
     
  2. Installationsvorbereitung
    Damit bei der eigentlichen Installation keine Überraschungen auftreten, sind hier die notwendigen Vorbereitungen aufgelistet.
     
  3. Grundinstallation und Optik
    Punkte, die bei der ersten Installation abgearbeitet werden.
     
  4. Technisches Feintuning: Nextcloud optimal
    Wenn die Nextcloud erst einmal läuft, sollten technische Details feinjustiert werden. Dazu gehören z.B. Caching, File-Locking und andere Themen, die gerade bei der Nutzung durch einen größeren Personenkreis relevant werden.
     
  5. Nextcloud Apps – Erweiterte Funktionalität
    Ein großer Teil der Funktionalität von Nextcloud wird gesteuert über Erweiterungsmodule („Apps), von denen bereits ein Teil mit ausgeliefert wird. Weitere können aus dem Appstore bezogen werden oder ggf. aus anderer Quelle hinzugefügt werden. Wir beschränken uns hier auf Apps aus dem Appstore und erläutern auch, welche Schnittstellen und Verbindungen zu anderen Diensten genutzt werden.
    Wir listen sowohl die Apps für eure Nutzer*innen auf (»Apps für den Alltag«) wie auch solche, die ihren Dienst eher im Hintergrund verrichten und lediglich eine erweiterte Funktionalität oder Sicherheitsmaßnahmen mit sich bringen.
     
  6. Nextcloud dauerhaft nutzen
    Euer Nextcloud-Projekt soll auch auf längere Sicht erfolgreich werden. In diesem Abschnitt geht es weniger um technische Details als vielmehr um Schulungsthemen und Wartungsvereinbarungen.
     
  7. Dokumentation
    Gerade wenn sich in der Regel nur eine Personen um die technische Wartung kümmert, sollten alle notwendigen Zugangsdaten und Besonderheiten der Konfiguration gut dokumentiert und irgendwo zentral hinterlegt werden (nicht nur in der Nextcloud!). Denn: Das nächste drängende Problem tritt bestimmt genau dann auf, wenn der Admin gerade im Urlaub, im Krankenhaus oder in einem anderen Projekt beschäftigt ist.
    Wir haben daher zwei Lückentexte zusammengestellt, die als Basis für eine gut verständliche Dokumentation dienen können: Die technische Beschreibung und die Liste der Zugangsdaten.

Downloads

Die Dokumente stehen alle unter einer CC-BY-Lizenz, d.h. sie können beliebig genutzt, angepasst und weiterverbreitet werden, solange ein Hinweis auf den Ursprung mitgeliefert wird. Feedback ist ausdrücklich erwünscht.

  • Checklisten 1 – 6 ( PDF / ODT )
  • Lückentext zur technischen Dokumentation ( PDF / ODT )
  • Vorlage zur Auflistung aller Zugangsdaten ( PDF / ODT )

Habt ihr noch weitere Erfahrungen bei der Einführung von Nextcloud gemacht? Gibt es Ergänzungen oder Korrekturen, die in die Checklisten einfließen sollten? Lasst es uns wissen!

ePartool 4.12 – PHP 7.3 sowie Sicherheits- und Stabilitätsverbesserungen

Update | https://pixabay.com/de/service/license/
Update | https://pixabay.com/de/service/license/

Heute veröffentlichen wir eine neue Version des ePartool. Diese neue Version 4.12 beinhaltet nahezu ausschließlich Fehlerbehebungen, Aktualisierungen der Programmbibliotheken und der technischen Dokumentation. Sie legt zudem den Grundstein für deutliche Überarbeitungen im kommenden Jahr.

Was wurde verändert?

  • Besonders hinweisen möchten wir darauf, dass das ePartool künftig nicht mehr mit PHP-Versionen vor 7.3 getestet wird. Wir haben uns für diesen Schritt entschieden, da PHP 7.3 schon länger bei allen großen Providern verfügbar ist und einige technische Verbesserungen und Geschwindigkeitszuwächse mit sich bringt. Das ePartool kann derzeit (wahrscheinlich) weiterhin auf PHP 7.2 betrieben werden. Allerdings ist zu beachten, dass hier Fehlerbehebungen der PHP-Community nur noch in unregelmäßigen Abständen zu erwarten sind und in einem Jahr komplett eingestellt werden.
  • Der Installationsassistent hatte in der vergangenen Version den notwendigen ersten Medien-Ordner nicht eingerichtet, was man bisher manuell korrigieren musste. Diese Nacharbeit ist nun nicht mehr notwendig.
  • Die Passwort-E-Mail ist auf vielfachen Wunsch künftig länger gültig: 24 Stunden lang kann man sich damit ein neues Passwort vergeben.
  • Wenn die System-E-Mail falsch eingetragen war, reagierte das ePartool bisher mit einem „Error 500“.

Der ePartool-Downloader, der die Installation gerade bei langsamen DSL-Leitungen deutlich beschleunigt, da man direkt auf den Server herunterladen kann, ist ebenfalls aktualisiert worden. Er testet den Server und gibt Tipps, wenn Probleme gefunden werden. Alle neuen Installations- und Update-Dateien finden sich hier.

Wir haben uns dazu entschieden, dass wir sehr alte ePartool-Versionen nicht mehr direkt als Download zur Verfügung stellen. Die älteste Version auf unserem Server ist daher seit heute die 4.5.3 von Mitte 2017. Diese Version war die erste, die von vorherigen Versionen direkt geupdatet werden konnte.

Mitentwickeln

Das ePartool wird öffentlich einsehbar auf Github [github.com/DeutscherBundesjugendring/epartool] entwickelt. Wir haben weiter an einer guten technischen Dokumentation gearbeitet. Neben oben beschriebenen Verbesserungen fanden viele Aktualsierungen von externen Programmbibliotheken statt. Auch wurden die Ruby-Abhängigkeiten für die Jekyll-Dokumentation (Github Pages) ebenfalls aktualisiert. Für die Mitentwicklung ist künftig mindestens NodeJS 10 notwendig.

Wie geht die Weiterentwicklung 2020 weiter?

Nach einem relativ ruhigen Jahr wollen wir das ePartool 2020 wieder deutlich erneuern. Wir haben dazu neben unseren eigenen Ideen zahlreiche Rückmeldungen von Nutzenden gesammelt und freuen uns natürlich weiterhin über Feedback.

Unsere Pläne sehen folgende Schwerpunkte vor:

  • Die Nutzeroberfläche soll entschlackt werden, dass sie nicht mehr so überfachtet ist. Gerade für nur gelegentlich stattfindende Beteiligungsrunden ist das ePartool bisher zu komplex.
  • Über Mittel von „Progressive Web Apps“ soll das ePartool so gestaltet werden, dass es sich für Nutzer*innen wie eine Smartphone-App nutzen lässt.
  • Für einzelne Beteiligungsrunden soll es eine Startseite geben, bzw. die Möglichkeit die jetzige Startseite besser auf genau eine laufende Maßnahme anzupassen.
  • Die Registrierung soll nicht länger nur per E-Mail möglich sein, da Jugendliche heutzutage eher über Messenger erreicht werden können: Hier sind aber noch einige Fragen nach Schnittstellen und Datenschutz zu klären.
  • Beteiligungsrunden sollen auch mit Audio und Bilder-Uploads ermöglicht werden. Videos sollen möglicherweise auch direkt hochgeladen werden können, um nicht wie bisher auf Fremdplattformen angewiesen zu sein.
  • Neue ePartool-Versionen sollen direkt über einen komfortablen Updater einzuspielen sein.

Ankündigung: XMPP-Wochenende im März 2020 in Berlin

Ein Jahr nach dem letzten XMPP-Sprint in Berlin laden wir vom 26.-29. März 2020 wieder zu einem Treffen für Entwickler*innen und Interessierte rund um XMPP ein. Ziel des Treffens ist es, möglichst viele Programmierer*innen und Nutzer*innen zusammenzubringen, um an neuen Funktionen zu arbeiten, bestehende Nutzeroberflächen gemeinsam zu diskutieren und XMPP als offenen Standard voran zu bringen.

Für Entwickler*innen geht’s optional bereits am Donnerstag los, reine XMPP-Nutzer*innen sind ab dem Freitagnachmittag herzlich willkommen. Für Neueinsteigende werden wir je nach Anmeldezahl einen eigenen Einstiegsworkshop anbieten.

Seminarsprachen werden Englisch, Deutsch und alle anderen sein, auf die man sich in kleiner Runde verständigt – also keine Angst!

Die Teilnahme ist kostenlos, Essen und Getränke werden gestellt. Wir bitten allerdings um eine Anmeldung mit kurzer Beschreibung des Vorwissens an digital@dbjr.de. Die Programmierer*innen erhalten auf der Sprint-Seite auf xmpp.org weitere Informationen.

Was ist XMPP?

Bei XMPP/Jabber handelt es sich um einen offenen Standard für Chat und Messaging, bei dem die Nutzer*innen unabhängig von geschlossenen und kommerziellen Systemen (z.B. WhatsApp) sind. Ähnlich wie bei Telefon, Post oder E-Mail spielt es bei XMPP keine Rolle, über welchen Anbieter man teilnimmt. Und man hat die freie Wahl der Werkzeuge, also über welche Apps/Programme man mit Anderen kommunizieren möchte.

YOCHAT.EU jetzt auch mit Web-Client

Seit dem Frühjahr bieten wir den offenen Chatserver für die Jugendarbeit, yochat.eu, an. Der Server baut dabei auf den offenen Standard Jabber/XMPP auf, der ähnlich wie bei E-Mail den eigenen Serverbetrieb erlaubt und dennoch weltweite Erreichbarkeit gewährleistet.

Fürs Chatten benötigt man ein beliebiges XMPP-fähiges Programm oder App für Desktop oder Smartphone. Die Auswahl ist groß und leider sind nicht alles Anwendungen gut umgesetzt.

Wir bieten nun eine neue Möglichkeit an: Ihr könnt euch spontan auch direkt über eine Web-Oberfläche für das Chatkonto registrieren oder in ein bestehendes Chatkonto einloggen. Euch stehen komfortable Möglichkeiten für Einzelchats und Gruppen zur Verfügung. Je nachdem wie ihr eure Clients und euer Profil einstellt, könnt ihr jederzeit zwischen App und Web-Client wechseln, sie parallel betreiben und trotzdem auf alle Chatverläufe zugreifen.

Unser neuer Web-Client basiert auf der Open-Source-Software Converse.js. Aus Sicherheitsgründen haben wir das Einloggen auf Kontos bei yochat.eu beschränkt.

In eigener Sache: DBJR sucht Mitarbeiter*in für Digitales zur Aufstockung des Teams

Der Deutsche Bundesjugendring sucht zum nächstmöglichen Termin eine*n Mitarbeiter*in zur Unterstützung der Digitalisierung im DBJR mit einem Beschäftigungsumfang von 50% der betrieblichen Arbeitszeit. Die Stelle ist zunächst befristet bis 31. Dezember 2020. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Bewerbungsfrist ist der 6. Januar 2020.

Detaillierte Informationen gibt’s unter www.dbjr.de/artikel/mitarbeiterin-fuer-digitales-gesucht/

[Update am 22. November: Frist verlängert bis 6. Januar]

Onlinekurs »Alles was Recht ist« zu digitaler Jugendbeteiligung

Die Kolleg*innen in unserem Partnerprojekt bei IJAB haben einen Online-Kurs zu Rechtsfragen rund um digitale Partizipation aufgesetzt. Dieser MOOC (Massive Open Online Course) ist für Teilnehmende kostenfrei und beginnt am 14. Oktober. Später einsteigen ist natürlich ebenfalls möglich.

Um was geht’s?

Der MOOC vermittelt Grundlagenwissen zu rechtlichen Fragen, die relevant werden, wenn Jugendliche digital beteiligt werden. Für die Umsetzung gibt es Hilfestellungen, gute Beispiele und Tipps von Expert*innen aus der Praxis. Interaktive Elemente runden den Kurs ab.

Die Teilnahme am Kurs ist auf vier Wochen angelegt. Ungefähr zwei Stunden Arbeitsaufwand pro Woche solltet ihr einplanen. Am Ende erhalten die Teilnehmenden ein Weiterbildungszertifikat.

Wer hat den Kurs entwickelt?

Das Projekt jugend.beteiligen.jetzt ist Initiator und Mitgestalter des Online-Kurses zum Thema digitale Beteiligung (kurz: jbjMOOC). Gemeinsam mit Kristin Narr, Medienpädagogin, und Verena Ketter, Professorin für Medien in der Sozialen Arbeit an der Hochschule Esslingen, wurde das Konzept für den jbjMOOCrecht erarbeitet. Der jbjMOOCrecht setzte bereits in der Konzeptions- und Planungsphase auf die Beteiligung und die Mitgestaltung junger Menschen. Studierende der Hochschule Esslingen produzierten partizipativ in einem Seminar innerhalb des Sommersemesters 2019 die Videos und stellen ihre Erfahrungen mit den Anwendungen als Videotutorials zur Verfügung.

Hier geht’s zur Anmeldung auf der Plattform oncampus »

Public Money, Public Code @ Nextcloud

Am kommenden Wochenende sind wir vor Ort bei der Nextcloud-Konferenz. Tim Schrock wird einen Lightning Talk darüber halten, wie Digitalisierung mit Nextcloud in Verbänden funktionieren kann und auf welche Herausforderungen man stößt. Außerdem werden wir vertreten sein auf der Podiumsdiskussion zu »Public Money, Public Code«. Wir werden mit anderen Akteur*innen darüber diskutieren, ob durch Steuergelder finanzierte Software nicht generell als freie Software veröffentlicht werden sollte.

Zum Einstimmen gibt es von der Free Software Foundation Europe einen kurzen Informationsclip (auf Deutsch):

CC-BY Free Software Foundation Europe fsfe.org / publiccode.eu/de/ & motionensemble.de

Übrigens: Wer es nicht selbst zur Nextcloud-Konferenz an die TU Berlin schafft, kann die Konferenz auch im Livestream oder später auf Youtube verfolgen. Mehr Informationen dazu findet ihr unter https://nextcloud.com/blog.

Trefft uns auf der Jugendmeile im BMFSFJ!

Wie in vergangenen Jahren präsentiert sich unser Projekt »jugend.beteiligen.jetzt – für die Praxis digitaler Partizipation« mit einem Stand auf der Jugendmeile. Die »Jugendmeile« ist Teil des Tags der offenen Tür der Bundesregierung und wird direkt vor dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend aufgebaut.

Bei uns könnt ihr verschiedene Mixed-Reality-Beispiele ausprobieren, euch mit VR-Brillen interaktiv am Stand bewegen und in einem spielerischen Format die derzeitigen Möglichkeiten von Virtual und Augmented Reality sowie 360°-Aufnahmen kennenlernen. VR-Brillen zum selbst Zusammenbauen können Besucher*innen als Give-away mit nach Hause nehmen.

Grafik: BMFSFJ

Gemeinsam mit »U18 – Die Wahl für Kinder und Jugendliche« haben wir zudem eine Stempelkarten-Aktion vorbereitet: Teilnehmende können sich nach dem Besuch verschiedener Stände zur Belohnung ein Getränk abholen und sich in unserem Chill-Out-Bereich ein wenig vom Trubel der Jugendmeile erholen.

Besucht uns 17./18. August von 10 – 18 Uhr am jbj-Stand in der Jugendmeile, Glinkastraße, Berlin. Wir freuen uns auf Gespräche, Gedankenaustausch und Diskussionen mit euch!

Das ganze Programm der Jugendmeile findet ihr auf der Website des Ministeriums: https://www.bmfsfj.de/bmfsfj/hallo–familienpolitik-/137564

In eigener Sache: DBJR sucht Mitarbeiter*in für Digitales zur Aufstockung des Teams

Der Deutsche Bundesjugendring sucht zum nächstmöglichen Termin eine*n Mitarbeiter*in zur Unterstützung der Digitalisierung im DBJR mit einem Beschäftigungsumfang von 50% der betrieblichen Arbeitszeit. Die Stelle ist zunächst befristet bis 31. Dezember 2020. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Bewerbungsfrist ist der 18. August 2019.

Detaillierte Informationen gibt’s unter www.dbjr.de/artikel/mitarbeiterin-fuer-digitales-gesucht/

Collabora – so klappt die Zusammenarbeit im Online-Office von Nextcloud

Wer Nextcloud in Team nutzt, wird bald auf die Frage stoßen, ob und wie Dokumente mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. Anlässe können beispielsweise sein:

  • Bisher komplizierte Abstimmungsverfahren per E-Mail sollen vereinfacht werden.
  • Bei Telefonkonferenzen sollen die Teilnehmenden live an einem Dokument oder einem Protokoll mitarbeiten oder zumindest mitlesen können.
  • Endgeräte wie Tablets, auf denen möglicherweise kein umfassendes Office-Paket vorhanden ist, sollen in Besprechungen produktiv genutzt werden.
  • Gestaltungsvarianten von z.B. Flyern oder Logos sollen diskutiert werden, die betreffenden Personen befinden sich aber an unterschiedlichen Orten.

Welche Lösungen bieten sich an? Neben den einfachen, aber funktional eingeschränkten Möglichkeiten von »Nextcloud Text« und Etherpad/Ethercalc bieten sich hier zwei vollwertige Online-Office-Lösungen an, die man in die Nextcloud einhängen kann. „Einhängen“ bedeutet, dass das Online-Office selbst auf einem separaten Server installiert ist und lediglich über eine Schnittstelle von der Nextcloud-Instanz angesprochen wird. Für die Nutzer*innen stellt diese Zusammenschaltung kein Hindernis dar, da das Online-Office innerhalb der Web-Oberfläche von Nextcloud angezeigt wird.

Die Menüleisten von Collabora Online-Office, integriert angezeigt in einer Nextcloud.

Online-Office: Welches nehmen?

Für Nextcloud stehen zwei Lösungen parat: OnlyOffice und Collabora. Die beiden Programme verfolgen leicht unterschiedliche Ansätze und haben daher auch unterschiedliche Stärken. OnlyOffice verlagert den Großteil der Rechenleistung auf den Client, was sich positiv auf die Reaktivität des Online-Office auswirkt. Bei Collabora führen ein stark belasteter Server oder eine schlechte Internetverbindung mitunter dazu, dass sich das Tippen träge anfühlt. Auch ist die Nutzeroberfläche von OnlyOffice etwas gefälliger gestaltet als beim eher spröden Collabora.

Technisch sieht die Sache aber anders aus: Besonders bei Import und Export von Dateien hat Collabora die Nase vorn, da es auf der sehr gut gepflegten Open-Source-Anwendung LibreOffice aufbaut. Der Einsatz von OnlyOffice birgt zudem weitere Unwägbarkeiten, weil die Endgeräte mehr Aufgaben übernehmen müssen. Dadurch sind die möglichen Fehlerquellen etwas breiter gestreut als dies beim zentralisierten Ansatz von Collabora der Fall ist.

Beide Lösungen stehen bis zu einer bestimmten Nutzungsgröße kostenfrei zur Verfügung. Darüber hinaus wird in den meisten Fällen ein Supportvertrag und Lizenzkosten fällig; für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen bieten beide Hersteller deutliche Preisnachlässe. Übrigens sind beide Online-Offices nicht auf Nextcloud als Datenmanager beschränkt: Auch Owncloud, Seafile, EGroupware und andere werden unterstützt. Der Einstieg fällt in OnlyOffice deutlich leichter als in Collabora, denn die Website von OnlyOffice ist deutlich besser strukturiert und mehr auf Service getrimmt. Man versteht klarer, welche Optionen zur Auswahl stehen.

Es ist wichtig, sich vor der Entscheidung das spätere Nutzungsszenario vor Augen zu führen. Soll das Online-Office das alleinige Werkzeug für alle Nutzer*innen werden oder ist der Einsatz lediglich ergänzend zu lokal installierten Office-Paketen geplant?

Wir haben uns aufgrund des Open-Source-Gedankens für Collabora Online-Office entschieden. Hinter Collabora steht eine britische Firma mit demselben Namen, die sich seit Jahren aktiv in die Entwicklung von LibreOffice einbringt.

Als Variante nutzen wir die kostenlose »Collabora Online Development Edition (CODE)«, da neue Funktionen hier sehr schnell zur Verfügung gestellt werden. Die Aktualisierungen erscheinen alle ein bis zwei Monate. Mit dieser Lösung können maximal 10 Dokumente gleichzeitig geöffnet werden, wobei dann wiederum bis zu 20 Personen parallel in den Dokumenten aktiv sein dürfen.

Der weitere Artikel bezieht sich auf CODE 4.0.5 und die dazugehörige Nextcloud-Erweiterung in Version 3.3.14.

Sobald man im Online-Office einige Augenblicke lang nichts tippt oder tut, wird der Bildschirm mit einem Hinweis auf die Inaktivität ausgegraut. Das hat zum Ziel die begrenzen Ressourcen des Servers anderen Nutzer*innen zur Verfügung zu stellen.

Wie läuft die konkrete Nutzung?

Sobald ein Collabora-Server in Nextcloud eingehängt wurde, ist die Nutzung für Endanwender*innen sehr einfach. Dokumente können direkt über die Web-Oberfläche bearbeitet und kommentiert werden – auch dasselbe Dokument zeitgleich von mehreren Personen. Das Online-Office zeigt dann mit kleinen „Namensfähnchen“ an, wo und von wem gerade geschrieben wird.

Folgende Anwendungen sind verfügbar:
• Textverarbeitung (odt, docx, doc)
• Tabellenkalkulation (ods, xlsx, xls)
• Präsentation (odp, pptx, ppt)

Bestehende Dokumente können aus der Nextcloud heraus über Anklicken des Dateinamens geöffnet werden. Das Anlegen neuer Dokumente funktioniert in der Ordner-Navigation oben beim Symbol [ + ] (siehe Bildschirmausschnitt mit den Schritten 1. und 2.). Die Einträge „Neues Dokument“, „Neue Tabelle“ und „Neue Präsentation“ beziehen sich auf das Online-Office. Standardmäßig werden neue Dokumente im freien OpenDocument-Standard angelegt, also als odt, ods und odp. Collabora/LibreOffice beherrscht jedoch auch andere Formate, wie z.B. CSV oder Microsoft-Office-Dateien.

Durch Ändern der Endung bei „Speichern als“ kann ein anderes Format gewählt werden. Was nicht funktioniert, ist das ledigliche Umbenennen der Dateiendung beim Anlegen innerhalb der Ordner-Navigation!

Vorsicht: Das Online-Office speichert Bearbeitungsstände nicht automatisch und warnt auch nicht beim Schließen von Dokumenten vor einem möglichen Datenverlust! Ungespeicherte Zustände werden als roter Punkt beim Disketten-Symbol (Speicher-Button) angezeigt. Bei mehreren gleichzeitigen Bearbeiter*innen genügt es, wenn eine Person speichert – der rote Punkt verschwindet daraufhin bei allen anderen Bearbeitenden ebenfalls.

Nextcloud übernimmt die Versionierung, d.h. Vorgängerversionen können wieder hergestellt werden. Mehrere gleichzeitige Bearbeiter*innen sehen ihren Cursor gegenseitig durch kleine Fähnchen. Unten rechts ist zudem ersichtlich, wer gerade am Dokument arbeitet. Wenn in Nextcloud ein Chat installiert ist, kann dieser optional offen bleiben und weiter unabhängig vom Office genutzt werden.

Die Zugangsberechtigung zu Office-Dateien erfolgt wie gewohnt über die Nextcloud-Freigaben. Daher können auch Personen ohne Cloud-Account mit am Dokument arbeiten.

Die Sprache der Benutzeroberfläche folgt automatisch der persönlichen Nextcloud-Einstellung. In Dokumenten, in denen es nicht so sehr auf Text ankommt (z.B. Berechnungstabellen, Präsentationsgestaltung), können so sogar Personen mit unterschiedlicher Sprache zusammenarbeiten. Rechtschreibprüfung und Thesaurus sind, abhängig von der Installation, für sehr viele Sprachen verfügbar. Die Sichtbarkeit der einzelnen Sprachen wird von der Serveradministration festgelegt. Weitere Sprachen können jederzeit zentral aktiviert und deaktiviert werden. Nicht nutzbar ist derzeit die in LibreOffice beliebte Extension zur Grammatikprüfung (LanguageTool).

Technischer Tipp: Zusätzliche Sprachen aktivieren

Falls CODE als fertiges Dockerfile installiert wurde, müssen die Sprachen für Rechtschreibung und Synonymwörterbuch/Thesaurus beim Dockerstart in zweistelligen Kürzeln übergeben werden. Wenn man bspw. die Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Russisch aktivieren möchte, würde der Parameter so aussehen:
-e 'dictionaries=de en es fr ru'


Damit der Bildschirm etwas mehr Platz zum Arbeiten bietet, empfiehlt es sich entweder im Menü ANSICHT → VOLLBILD zu wählen oder die browser-eigene Vollbildansicht nutzen (meist erreichbar über Taste F11). Ebenfalls existiert im Online-Office eine Zoom-Funktion, um die Ansicht zu vergrößern bzw. zu verkleinern.

Wer Änderungen für späteres AKZEPTIEREN/ABLEHNEN sichtbar machen möchte, kann den Modus »Änderungen verfolgen« über BEARBEITEN → ÄNDERUNGEN VERFOLGEN → AUFZEICHNEN / ANZEIGEN ein- und ausschalten.

Natürlich werden Änderungen nur mitprotokolliert, während dieser Modus aktiv ist.

Kommentieren und auf Kommentare antworten ist ebenfalls möglich. Die Kommentarfunktion befindet sich in der Symbolleiste oben.

Im Menü EINFÜGEN finden sich »Bild« sowie »Lokales Bild«. Ersteres greift auf die Nextcloud als Quelle zu, Letzteres auf das lokale Gerät. Diagramme (Balken-, Säulen-, Kreis-, Flächen-, Netz-, Streu-, Blasen-, Kursdiagramme) können in der Textverarbeitung ganz normal erstellt und mit Datensätzen hinterlegt werden. Diagrammtypen können über die rechte Maustaste gewählt werden.

Copy & Paste funktioniert überall. Jedoch ist es hilfreich zu wissen, dass Browser hier unterschiedlich gut funktionieren (vor allem wenn die kopierten Inhalte aus unterschiedlichen Elementen zusammengestellt sind). Daher bietet Collabora auch per Mausklick dokumentenintern eine sicherere Kopier- und Einfügefunktion an.

Welche Einschränkungen bestehen im Vergleich zu einem lokal installierten LibreOffice?

Collabora Online hat trotz des LibreOffice-Unterbaus noch nicht denselben Funktionsstand erreicht wie ein lokal installiertes Programm. Während man in der Online-Version also Kollaborationsmöglichkeiten hinzubekommen hat, muss man sich mit ein paar anderen Einschränkungen arrangieren. Gerade Detaileinstellungen und Objekteigenschaften sind häufig noch sehr eingeschränkt konfigurierbar – z.B. fanden wir keinen Weg, die Farben von Formen (skalierbare Zeichnungsobjekte wie Blöcke, Pfeile, Sterne, Herzen usw.) anzupassen. Die folgende Auflistung ist daher auch nicht als abschließend zu verstehen, sondern soll die hauptsächlichen Unterschiede darlegen.

Besonders relevant ist die Frage nach Schriftarten: Hierbei ist zu beachten, dass nur die Schriften genutzt werden können, die auf dem Collabora-Server eingerichtet wurden. Lokal auf dem Endgerät installierte Schriftarten sind für das Online-Office unerheblich. Daher müssen alle Schriften, die für die Nutzer*innen zur Verfügung stehen sollen, vorher einmal zusammengestellt und integriert werden. Dabei ist zu beachten, dass möglicherweise beliebte Desktop-Schriftarten keine Lizenz für die Online-Nutzung mitbringen. Eine mögliche Lösung ist hier auf die mittlerweile unerschöpfliche Quelle hochwertiger, freier Schriften auszuweichen. Eine hervorragende Übersicht hierfür erhält man hierfür z.B. bei Google Fonts (https://fonts.google.com/). Einige der freien Schriftarten sind auch als Ersatz für proprietäre Fonts entwickelt worden.

Technischer Tipp: Zusätzliche Schriften einbinden

Falls CODE als fertiges Dockerfile installiert wurde, muss der Ablageort der zusätzlichen Schriften beim Dockerstart mit übergeben werden. Leider dokumentieren die offiziellen Informationsquellen bisher nicht gut, wie das geht. Wenn man die Schriftarten im Pfad /usr/local/share/fonts/truetype/ abgelegt hat, dann muss der Docker-Startbefehl um folgenden Parameter ergänzt werden: --volume "/usr/local/share/fonts/truetype/:/opt/collaboraoffice6.0/share/fonts/truetype/local/:ro"


Im Online-Office ist das Äquivalent zu LibreOffice Draw noch nicht verfügbar. Vektorzeichnungen (ODW, SVG) können als eigenständige Dokumente bisher nur angesehen und zu PDF konvertiert werden. Vorhandene PDFs können ebenfalls noch nicht weiter bearbeitet werden.

Kennwortgeschützte Dokumente lassen sich öffnen und weiter geschützt speichern, aber nicht neu anlegen (getestet mit ODT). Auch generelle Dateieigenschaften (Autor*in, Schlagworte etc) lassen sich nicht anzeigen oder bearbeiten.

Es ist noch keine Unterstützung für Serienbriefe / Etiketten integriert. Zwar ist die Integration des Online-Office in die allgemeine Nextcloud-Dateiverwaltung sehr gut gelungen, jedoch wäre es besonders wünschenswert, wenn auch der Zugriff auf Nextcloud-Kontakte oder Kalender mit Feldbefehlen möglich würde. Bisher ist das noch Zukunftsmusik. Die bisherige Einbindungsmöglichkeit von „Bereichen“ aus anderen Dokumentquellen z.B. mittels DDE-Befehlen haben wir nicht getestet, da diese Option für den Alltagseinsatz zu sperrig und wenig intuitiv erschien.

Bisher scheint es noch keine Möglichkeit zu geben, Extensions aus LibreOffice einzusetzen. Dies ist besonders wegen der damit fehlenden Grammatikprüfung bedauerlich. Obwohl »LanguageTool« auch als Browser-Erweiterung für Firefox und Chrome entwickelt wird, haben wir keinen Weg gefunden diese Grammatikprüfung dann auch im Online-Office zu nutzen.

Serverlast kontrollieren: Auswirkungen auf Datenschutz und Privatsphäre

Bei Installationsbeschreibungen zu CODE findet man wenig konkrete Informationen dazu, wie stark ein Server sein muss, um das Online-Office für eine Nextcloud zur Verfügung zu stellen. Angaben können hier immer nur ungefähre Schätzungen sein, da der Ressourcenbedarf von der Komplexität der zu bearbeitenden Dokumente abhängt. Als Server für CODE setzen wir einen vServer mit 2 CPU und 8 GB RAM ein. Bei einer zu erwartenden stärkeren Nutzung erweitern wir den vServer jedoch tageweise um weitere Rechenkerne.

Um die tatsächliche Last besser überprüfen zu können, bringt Collabora/CODE ein eigenes Werkzeug mit: Es existiert ein eigenständiger, passwortgeschützter Admin-Zugang (separiert von der Nextcloud-Administration), der für Wartungszwecke vor allem die Prozessorlast und Speicherauslastung anzeigt.

Dort ist allerdings auch einsehbar, welche Nutzer*innen gerade im Online-Office aktiv sind und wie die Namen der aktuell geöffneten Dokumente lauten. Die Dokumente selbst sind nicht einsehbar. Dennoch sollte dies bei der Nutzung den Bearbeiter*innen bewusst sein. Dokumententitel wie „Bewerbungsschreiben neuer Job bei XYZ.doc“ oder „Liebesbrief an ABC.odt“ verraten dann möglicherweise private Dinge.

Technischer Tipp: Zugang zur Lastanzeige schützen

Falls CODE als fertiges Dockerfile installiert wurde, kann beim Start ein Nutzername und Passwort für das Administrationswerkzeug übergeben werden. Der Parameter hierfür lautet:
-e "username=xxxxxxxxx" -e "password=xxxxxxxxx"

Das Admin-Panel ist dann erreichbar über
https://EUREDOMAIN.END/loleaflet/dist/admin/admin.html

Unser Fazit: Sehr alltagstauglich, erfreuliche Zukunftsperspektive

Es ist erstaunlich, welche Funktionalität man dank Collabora Online-Office und Nextcloud mit einem selbst gewählten Serversetting aufbauen kann. Zwar fehlen Collabora noch einige Funktionen eines vollständigen Office-Pakets, aber es ist bereits heute sehr alltagstauglich für die Zusammenarbeit in Teams. Neue Versionen von CODE erscheinen beinahe monatlich und auch die Integration in Nextcloud wird parallel dazu ständig weiter entwickelt.

Etwas schwierig gestaltet sich unserer Erfahrung nach die Supportfrage für Organisationen, die im Bereich bis 50 parallele Nutzer*innen planen und bereits eine Nextcloud betreiben. Hier sollte Collabora als Hersteller noch nachbessern, um potenzielle Kunden besser zu den zur Verfügung stehenden Lösungen oder zu Partnern zu vermitteln.

Was sind eure Erfahrungen mit selbst eingerichteten Online-Offices und insbesondere Collabora? Wir freuen uns über Feedback!