Das ePartool verfügt über ein ausgeklügeltes eMail-System. Dies kommt zum Einsatz bei

• automatisierte Nachrichten wie Bestätigungen oder Passwort-vergessen-Funktionen,
• halbautomatisierten Nachrichten wie den Einladungen zu Abstimmungen,
• freiem Mailen durch Backend-Nutzer_innen.

Zur Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben hält das eMail-System drei Bausteine bereit: eMail-Vorlagen, Platzhalter und Komponenten.

Platzhalter (Placeholder)
Platzhalter werden vom System vor dem Versenden einer eMail automatisch mit dem korrekten Text ersetzt. Das ist nützlich, wenn eine eMail spezifische Angaben über eine Beteiligungsrunde oder über/für die Empfänger_in beinhaltet: Titel einer Beteiligungsrunde, Bestätigungslinks, Nutzername und Nutzerbeiträge sind Beispiele für Daten, die über Platzhalter eingefügt werden. Platzhalter werden über zwei geschweifte Klammern markiert, also z.B. {{confirmation_url}}.
Manche Platzhalter sind für alle Vorlagen und Komponenten verfügbar, während andere nur für bestimmte Vorlagen möglich sind. Dies betrifft z.B. Platzhalter für Bestätigungslinks. Andererseits sind Platzhalter wie {{send_date}} überall verfügbar, sogar im Editor für individuelle eMails.

Vorlagen (Templates)
Eine Vorlage ist ein vordefinierter Text, der als eMail verschickt wird. Er kann Platzhalter und Komponenten beinhalten, die vom Sytem automatisch beim Versand befüllt werden.
Es gibt zwei Arten von Vorlagen: Systemweite und redaktionelle (admin) Vorlagen. Systemweite Vorlagen können nicht komplett gelöscht werden, weil die Funktionalität des Systems sonst nicht mehr gewährleistet wäre. Redaktionelle Vorlagen wiederum bieten sich vor allem für wiederkehrende, aber individuell zu erstellende eMails an und können jederzeit angelegt und auch wieder gelöscht werden. Alle Vorlagen sind für alle Admins/Redakteur_innen verfügbar.

Komponenten (Components)
Komponenten sind vordefinierte Textteile, die sowohl in Vorlagen wie auch im individuellen eMail-Editor verwendet werden. Anders als Platzhalter können Komponenten selbst angelegt und auch wieder gelöscht werden. Sie bieten sich z.B. für Fußbereiche/Signaturen in Mails an. Alle vorhandenen Komponentenn sind für alle Admins/Redakteur_innen verfügbar.

eMail verloren gegangen oder nicht angekommen? Nochmal verschicken!
Versendete eMails können über das Backend als Liste betrachtet und wiederversendet werden. Derzeit zeigt das Backend eine Liste der eMails der vergangenen 3 Monate an.

Ein Empfang von eMails ist über das ePartool derzeit nicht vorgesehen.

Zwei oder mehrere Installationen des ePartool können auf dieselbe Datenbank zugreifen. Dies ermöglicht das wahlweise Mischen von eigenen und gemeinsamen Beteiligungsrunden auf mehreren Websites. Zielgruppenspezifisch können Hintergrundartikel oder grundsätzliche Seiten wie Impressum, Kontakt, Datenschutzerklärung etc. jeweils nur auf einer oder auf mehreren Installationen freigeschaltet werden.

Das Verwenden einer gemeinsamen Datenbank führt derzeit (Herbst 2016) das Nutzermanagement automatisch zusammen, d.h. Login-Accounts und Nutzerrechte bestehen dann immer für beide (oder mehrere) Installationen. Es ist jedoch für voraussichtlich 2017 geplant, dass auch das Nutzermanagement wahlweise zusammengelegt oder in den Installationen separiert werden kann.

Voraussetzung: „Projekte“
Eine Installation des ePartool innerhalb einer Datenbank wird als „Projekt“ bezeichnet. Das Anlegen eines Projekts ist während des Installationsvorgangs komfortabel über den Installationswizard möglich.

Projekt nachträglich anlegen/ändern
Um eine Installation nachträglich als neues Projekt in der Datenbank zu registrieren, sind folgende Schritte notwendig:

1. 

   Die jeweils auf einer Datenbank eingerichteten Projekte lassen sich bei der Veröffentlichung von Artikeln auswählen.

   Projekte werden mit zweistelligem alphanumerischem Code verwaltet. Die Grundinstallation läuft in der Regel als Projekt „xx“. Für ein neues Projekt muss also ein neuer zweistelliger Code festgelegt werden. Dieser Code wird später für Nutzer_innen an keiner Stelle sichtbar. Im Backend erscheint lediglich der zum Projektcode zusätzlich frei vergebene Projektname.

2. Das SQL-Skript data/create-project-<project_language>.sql öffnen und in der ersten Zeile den Projektcode festlegen. In Zeile 8 kann dann der Projektname vergeben werden, der aus beliebigen Buchstaben und Ziffern bestehen kann (inkl. Leerzeichen und Klammern). Auf Sonderzeichen, insbesondere Backslash (\), einfache (‚) und doppelte („) Anführungszeichen sollte dabei aber verzichtet werden.
3. Das veränderte SQL-Skript auf die Datenbank anwenden.
4. Der Projektcode muss in application/configs/config.local.ini in der Direktive „project“ ebenfalls noch angepasst werden (Standardwert des Installers lautet project = „xx“).

Entfernen von Projekten
Derzeit ist kein Weg vorgesehen, um ein einzelnes Projekt wieder aus der Datenbank zu entfernen.

Die Einstellungen fürs persönliche Profil finden sich rechts oben

Aktive Nutzer_innen des ePartool hatten bisher wenige Möglichkeiten, ihre einmal hinterlegten Daten selbst wieder zu verändern. Auch waren die Funktionen für Passwortänderung und das Verwalten von automatischen Benachrichtigungen im ePartool nicht zentral an einem Ort zu verwalten. Dies haben wir mit Einführung eines Bereichs „Profil“ geändert. Nach dem Einloggen können die persönlichen Präferenzen jederzeit verändert werden. Das dazugehörige Menü findet ihr rechts oben (siehe Grafik).

Spätestens seit Einführung der Diskussionsfunktion ist es notwendig geworden, dass Nutzer_innen auch mit Namen auf dem ePartool in Erscheinung treten können. Um den Datenschutz zu gewährleisten, haben wir hierfür die Möglichkeit zu Pseudonymen geschaffen.

Insgesamt stehen nun vier Bereiche für die Verwaltung der persönlichen Einstellungen zur Verfügung:

• Mein Profil: Echter Name, angezeigter Name für Diskussionsbeiträge (Pseudonym) sowie das Passwort können hier verändert werden. Die eMail-Adresse kann derzeit leider nicht selbst verändert werden, da sie im gesamten System zur Identifizierung dient.
• Meine Aktivitäten: Alle Beiträge in Beteiligungsrunden und in Diskussionen sind hier einsehbar.
• Meine Gruppe: Wenn man eine Verantwortung für eine Gruppe hat, erscheinen hier die Mitglieder der Gruppe, die an einer Abstimmung teilgenommen haben. Verantwortliche können dabei auch neue Mitglieder in einer Gruppe bestätigen oder aus der Gruppe ausschließen. In jeder Beteiligungsrunde kann die Gruppe neu zusammengestellt werden.
• 

  Übersicht über abonnierte automatische Benachrichtigungen

  Meine Abonnements: Wer automatische Benachrichtigungen zu bestimmten Bereichen oder Phasen von Beteiligungsrunden abonniert hat, kann sie hier zentral einsehen und die Benachrichtigungen auch wieder abbestellen
  Am bisherigen Verfahren wurde dabei nichts verändert: Auch weiterhin können Benachrichtigungen direkt über einen Link in jeweiligen Benachrichtigungsmails wieder abbestellt werden.

Redakteur_innen und Admins des ePartool finden über das Menü oben rechts übrigens wie bisher den Weg ins Backend.

Und nicht zuletzt: Alle eingeloggten Nutzer_innen können sich natürlich auch wieder ausloggen.